{{Les archives départementales ont été créées dès la Révolution pour servir les particuliers dans la recherche de leurs droits. Elles conservent ce rôle et constituent donc un service administratif autant que culturel.

Conserver y demeure une mission essentielle pour préserver des documents le plus souvent uniques, et pour assurer la pérennité de leur communication. Il est toutefois nécessaire que les archivistes mènent une politique active de collecte dans les services publics eux-mêmes. Ils tendent ainsi à réunir les pièces les plus utiles à l’administration, et à constituer un patrimoine documentaire pour l’histoire.}}

Le contrôle de l’État sur les archives publiques

C’est au nom de l’État et sous l’autorité directe du préfet qu’un conservateur exerce le contrôle des archives publiques dans les locaux des institutions judiciaires et des services administratifs de l’État, des collectivités territoriales, des établissements et organismes publics, y compris les offices publics ministériels. C’est pourquoi le directeur des Archives départementales est un conservateur nommé par le ministre de la culture.

Le législateur a en effet voulu éviter pertes et désordres d’archives, toujours préjudiciables. Il a imposé leur versement aux Archives départementales. Celles-ci n’en sont pas moins devenues depuis la décentralisation un service du Conseil général, ayant la charge de constituer la mémoire du département.

Que sont les archives publiques ?

Elles réunissent les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités locales, des établissements et entreprises publiques — mais aussi de l’activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d’une mission de service public, — enfin les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.

Les archives publiques doivent rejoindre à terme le dépôt des Archives départementales ; sous certaines conditions les communes peuvent conserver leurs archives (cf. ci-dessous), de même que les entreprises et établissements publics, et les organismes de droit privé précités.

Les versements aux archives départementales

Ils interviennent à des termes divers, parfois impératifs (100 ans pour les minutes notariales par exemple), lorsqu’une moindre fréquence des recours aux dossiers n’exige plus leur présence sur place. Les services versants peuvent en effet emprunter à tout moment ceux qui proviennent de chez eux ; cette disposition ne concerne du reste exclusivement que leurs propres dossiers.

Les versements réunissent les documents que les Archives départementales, au vu d’une pratique nationale, estiment devoir collecter. Les autres sont conservés dans les services en attendant leur destruction (cf. ci-dessous). Les versements d’archives sont constitués en majeure partie de fonds publics de l’État, en particulier ceux des services déconcentrés qui sont tous tenus de les verser, de même que les tribunaux et les notaires pour leurs minutes. S’y ajoutent de nombreux autres fonds d’organismes publics.

Les versements aux Archives sont effectués après une reconnaissance sommaire des fonds concernés, notifiée sur un bordereau qui sert à la fois de prise en charge et d’instrument de recherche. Il doit donc être dressé avec un minimum d’exigences et ne pas contenir lui-même d’informations confidentielles.

Les archives communales

Les communes, sauf accident ou négligence, détiennent un patrimoine documentaire riche et ancien. Elles peuvent le verser aux Archives départementales pour en faciliter la conservation et la consultation. Elles sont tenues de le faire lorsqu’elles ont moins de 2000 habitants.

Détruire des archives : une nécessité réglementée.

L’élimination des archives devenues inutiles à l’administration permet de mieux distinguer les dossiers dont elle a encore besoin ou qui présentent un intérêt pour l’histoire. C’est un travail indispensable au bon ordre de l’administration ; il permet aussi de réduire l’occupation de locaux que les archives ont vite fait d’envahir et de déborder.

Toute élimination dans les archives d’un service est cependant légalement soumise au contrôle préalable du conservateur des Archives départementales. Les dossiers concernés font alors l’objet d’une description générale sommaire qui lui est adressée pour visa avant destruction.

Des tableaux de tri et de gestion des documents produits par les administrations ont déjà été dressés par différents ministères en collaboration avec les Archives de France. Ils donnent des instructions précises sur les éliminations. En leur absence, les choix sont faits de concert par les services et les archives départementales.

Communiquer des archives récentes

L’accès aux documents administratifs est un droit exercé par le public dans un cadre législatif strict, et susceptible de recours auprès d’une commission nationale. Pour éviter que les archives ne soient à tort réputées secrètes, des délais de communication ont été établis suivant les types de documents. Cependant, avant même leur expiration, le ministre de la culture peut autoriser certaines consultations à des fins historiques, après avoir recueilli l’accord du service versant.

Une nouvelle loi devrait prochainement redéfinir les différents délais de communication des dossiers, régis à l’heure actuelle par la loi 79-18 du 3 janvier 1979 et le décret 79-1038 du 3 décembre 1979 :

• 30 ans sauf dispositions relevant de la loi 78-753 relative à l’accès aux documents administratifs (17 juillet 1978),
• 60 ans pour les documents mettant en cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l’État ou la défense nationale (archives signalées comme telles lors de leur versement par l’administration préfectorale, les services de police nationale ; certains dossiers fiscaux ou domaniaux, etc.).
• 100 ans pour les enquêtes statistiques contenant des renseignements individuels de même que pour les dossiers judiciaires, les minutes notariales, les registres d’état civil et de l’enregistrement,
• 120 ans à compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel,
• enfin 150 ans à compter de la même date pour les documents comportant des renseignements individuels de caractère médical.

Les collections des archives départementales

Elles occupent près d’une vingtaine de kilomètres de rayonnages et réunissent des dossiers de tout âge (depuis le XIe siècle) et de provenance très diverse : versements des services publics mais aussi dépôts des communes, et même parfois des papiers revendiqués : les archives publiques sont en effet imprescriptibles et inaliénables. On distingue ainsi par exemple, quel que soit leur âge, les actes notariés originaux (ces minutes sont conservées par les notaires puis par les Archives), et les expéditions de ces actes (délivrées par les notaires à leurs clients) : les premières relèvent toujours des archives publiques, à l’inverse des secondes, relevant des archives privées et seules légitimement possédées par des particuliers.

Des archives privées sont en effet aussi représentées aux Archives départementales par des fonds peu volumineux mais souvent d’un grand intérêt ; elles entrent par don, par dépôt révocable ou par achat, et proviennent de particuliers, d’associations, d’entreprises.

Les archives ne sont aisément communicables que lorsqu’elles ont été au préalable classées et dotées d’un instrument de recherche (fichier, inventaire, base de données). La préservation de pièces prestigieuses ou fragiles peut justifier des réserves à leur communication. On tend alors à proposer la lecture des documents sur un support de substitution, microfilm ou fichier numérique.

L’accès aux archives départementales

Tout lecteur est personnellement responsable du dossier qu’il consulte durant le temps dont il en dispose. Qu’il vienne à titre privé ou envoyé par son administration dans le cadre de son travail, il est tenu de délivrer des informations simples, claires et assurées sur son identité et les motifs de sa venue, au cours d’une procédure d’inscription rapide mais inéluctable.

Les Archives départementales sont ouvertes chaque jour de 9 h du matin à 5 h 30 l’après-midi ainsi que sur réservation préalable, le samedi matin de 9 h à midi. Il ne faut pas hésiter à écrire aux Archives avant d’entreprendre une étude particulière : on proposera des orientations de recherche. Il n’est cependant pas prévu que le service se substitue au public dans ses propres recherches, ce qui le détournerait de sa mission : la collecte des archives qu’il met ensuite à la disposition des lecteurs.